Comment se prémunir des interruptions ?

Une étude américaine du Dr De Woot menée sur des cadres de hauts rangs a révélé qu’en moyenne, un cadre est interrompu toutes les 8 minutes, et l’interruption dure 3 minutes.

Cela peut être dû à un visiteur inattendu, un appel téléphonique, un email ou à quelque chose qui pose problème…

 

En ajoutant qu’il faut quelques minutes pour retrouver sa concentration et se replonger dans son travail, on commence à percevoir la situation réelle : sur une période de 13 minutes, l’employé passe 5 minutes sur une activité inattendue et souvent non rentable, ce qui représente 40% de son temps.

On comprend mieux pourquoi certaines personnes avancent si vite, pendant que d’autres subissent ces aléas.

Simplement en gérant son temps et en limitant les interruptions, on peut économiser jusqu’à 40% de notre productivité.

C’est énorme !

Sur une base de 40 heures par semaine, cela donne 752 heures par an, ou encore 94 jours de travail !

Bon, vous n’êtes pas forcément cadre, ou sujet à autant d’interruptions.

Mais dites-vous qu’en appliquant juste quelques principes de gestion du temps, vous pouvez presque jusqu’à doubler votre efficacité.

Bien sûr, Il y a des interruptions qui sont justifiées et même profitables.

Le but n’est pas de les éliminer complètement, mais de les réduire, de les garder sous contrôle, et faire en sorte de profiter de plus d’heures de réflexions, de travail productif,
créatif…

3 moyens de limiter les interruptions

Les interruptions font tellement partie de notre routine quotidienne que souvent nous ne remarquons même pas que nous sommes interrompus des dizaines de fois.

1. Tenir un journal d’interruptions

Puisque vous ne pouvez pas éliminer toutes les interruptions au cours de la journée, il devient nécessaire d’identifier celles qui sont tolérées et celles qui sont à éliminer.

Prenez une journée normale de travail, et notez l’heure, la durée et l’objet de chaque interruption. Notez s’il s’agit d’un appel, d’une visite, d’un email ou d’autre chose.

Ensuite, pour simplifier, faites 2 catégories :

1. Utile
2. Inutile

Avec votre journal à portée de main, établissez la liste suivante :

• Les interruptions les plus fréquentes (externe ou propre à vous-même)
• Parmi elles, celles qui vous font perdre le plus de temps

Faites une distinction entre :

• Les interruptions extérieures : visites imprévues, appels téléphoniques, secrétaire, collègues, etc.
• Les « auto interruptions » : les distractions, une tâche soudainement abandonnée, rêvasser, passer un coup de fil au milieu d’un travail important, pauses cafés à rallonge…

2. Ne pas prendre n’importe qui sans rendez-vous

Peut être aurez-vous besoin d’y aller délicatement avec vos collègues, mais :

1. Habituez-les peu à peu à prendre rendez-vous, par mail ou autre, lorsqu’ils veulent vous voir. Soyez ferme mais poli. Faites leur comprendre que vous avez un emploi du temps chargé, et que vous n’êtes tout simplement pas disponible à la demande.
2. Si l’interruption est inévitable, réduisez la au maximum en expliquant à votre collègue que vous disposez seulement de 5 minutes à lui consacrer parce que vous êtes en train de travailler sur un rapport important.
3. Une bonne façon de faire comprendre à quelqu’un que son temps est écoulé consiste tout simplement à se lever et à sourire. Un peu expéditif, mais ça vaut le coup d’essayer !
4. Si un collègue arrive et vous dit qu’il a absolument besoin de vous voir tout de suite dans votre bureau, allez plutôt dans son bureau car il est plus facile de quitter le bureau de quelqu’un que de le faire sortir du vôtre.

3. Apprendre à dire non

Bien évidemment, on devrait être positif aussi souvent que possible. Mais cela ne veut pas dire que qu’on ne peut pas dire non.

Si :

• Vous avez peur de décevoir quelqu’un qui a vraiment besoin d’aide,
• Vous êtes inquiet au sujet du ressentiment qu’une personne peut avoir à votre égard si vous ne l’écoutez pas,
• Vous pensez que votre refus résultera en un refus de sa part quand vous aurez besoin d’aide ou de conseil,

Dites vous que cela découle d’un manque de confiance en soi.

Apprenez à dire non !

Cela peut être vraiment difficile au début, mais il existe de nombreuses façons de dire non :

« Je suis désolé, je ne suis pas disponible pour le moment… »

« Je ne peux pas vous parler plus longtemps… »

«Pouvez-vous repasser à mon bureau en fin de journée ?»

Apprenez à utiliser ces refus polis plus souvent.

Ne donnez pas une réponse immédiatement lorsque vous êtes interrompu et demandé par quelqu’un. Dites que vous avez besoin de quelques minutes ou plus pour y réfléchir.

Puis rappelez le ou envoyez un mail.

N’oubliez pas qu’une gestion du temps efficace demande de faire des choix en continu. Dire non, c’est aussi faire un choix.

En résumé :

1. En général, seul 20% des interruptions sont réellement importantes et urgentes.
2. Identifiez et éliminez vos « auto interruptions ».
3. Combattez efficacement les interruptions peu utiles venant des clients, des fournisseurs, de visiteurs inattendus, de coups de fil, des emails, etc.
4. Il est essentiel de se détendre, mais limitez le temps passé à discuter avec vos collègues ou à surfer sur internet.
5. Donnez vous une heure de solitude chaque semaine afin de mieux organiser et planifier votre travail, et compléter tous vos projets en herbe et affaires pressantes.

Cet article est inspiré du livre “The complete time management system” de Christian Godefroy et John Clark.

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